Le Bureau reconnait l’importance de la confidentialité et de la sensibilité des renseignements personnels que vous pourriez communiquer, verbalement ou par écrit, aux personnes bénévoles et étudiantes dans le cadre des services juridiques reçus.
Le Bureau s’engage à respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé à laquelle il est soumis.
Collecte des données
Le Bureau s’engage à ne collecter que les renseignements personnels strictement nécessaires à la réalisation des services fournis.
Ces renseignements sont collectés par le biais des informations que vous saisissez dans le formulaire «Demande d’information ou d’avis juridique» mis à disposition sur les sites web du Bureau et de la Clinique, et sur la base des informations que vous transmettez à leurs membres, par écrit ou verbalement, pour le bon traitement de votre demande.
Le Bureau considère que votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels est valablement fourni:
- S’il est donné expressément par votre acquiescement écrit ou oral
- Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels dans un but évident ou
- Si vous ne vous opposez pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels par le Bureau dans un délai raisonnable après que vous ayez été clairement informé(e), incluant par l’entremise de la présente politique, de leur intention de le faire et des fins poursuivies.
Utilisation des données
Les renseignements personnels sont recueillis pour les finalités suivantes:
- Évaluation de l’admissibilité de votre demande à l’obtention d’un service d’information juridique par le Bureau ou d’un service de consultation juridique par la Clinique
- Traitement de votre demande en cas d’admissibilité et délivrance d’une information juridique par le Bureau ou d’une consultation juridique par la Clinique
- Formation et évaluation des personnes étudiantes par les personnes enseignantes et superviseures du Bureau et de la Clinique
- Analyse de données pour des fins statistiques
- Prise de contact
Partage des données
Les renseignements collectés seront accessibles aux seuls membres du Bureau et de la Clinique, à savoir:
- Les bénévoles et le personnel encadrant du Bureau
- Le personnel étudiant, le personnel superviseur et le personnel enseignant de la Clinique
Les renseignements collectés ne seront pas commercialisés.
Conservation des données
Sauf autorisation ou exigence des lois ou de la réglementation applicable, le Bureau ne conservera vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés, y compris celles de satisfaire aux exigences légales. Le Bureau s’engage à détruire les renseignements personnels recueillis une fois le délai de conservation expiré.
Dans certaines circonstances, les renseignements personnels recueillis pourront être anonymisés afin qu’ils ne puissent plus être associés à vous. Dans une telle circonstance, le Bureau se réserve le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement de votre part.
Accès et rectification des données personnelles
Le Bureau s’engage à vous offrir un droit d’accès et de rectification relatif à vos renseignements personnels, conformément aux exigences légales. Si vous souhaitez examiner, vérifier ou corriger vos renseignements personnels, nous vous invitons à nous écrire à l’adresse info@bijlaval.ca. Votre demande doit fournir suffisamment de détails pour nous permettre de la traiter. Nous pouvons vous demander des renseignements spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, afin de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou pour apporter les modifications demandées.
Retrait de votre consentement
Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels, vous avez la possibilité de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, nous vous invitons à écrire à l’adresse info@bijlaval.ca. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions plus vous fournir un certain service. Nous vous expliquerons alors l’impact du retrait de votre consentement pour vous puissiez prendre une décision éclairée et informée.
Sécurité des données
Le Bureau reconnait l’importance d’assurer la sécurité de vos renseignements personnels et a mis en place les mesures de sécurité appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du Bureau et de la Clinique, qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions, soient autorisés à y accéder.
Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 % ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse info@bijlaval.ca. Si nous avons connaissance d’une brèche de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux lois en vigueur.
Le BIJ est plus qu’un service gratuit d’information juridique. Il offre plusieurs autres services pour la communauté universitaire ainsi que pour les citoyennes et citoyens de la Capitale-Nationale. N'hésitez pas à les contacter pour connaître l'étendue de leur offre de service.
